«Портбилет 2.0» на службе Родине: о чем «Випсервис» договорился с Министерством обороны?
Поговорили с Ириной Соловьевой, управляющим директором субагентского бизнеса холдинга «Випсервис», о новом функционале в онлайн-системе «Портбилет 2.0», зачем он нужен и что даст агентам.
В январе 2017 года холдинг «Випсервис» предложил рынку новый функционал: продажи пассажирских перевозок военнослужащим по воинским перевозочным документам (ВПД) в своей онлайн-системе «Портбилет 2.0». О том, что это дает агентам, подробностях и перспективах проекта мы узнали у управляющего директора субагентского бизнеса холдинга «Випсервис» Ирины Соловьевой.
Новый «Портбилет» ― это, прежде всего, новая идеология, при которой в центре внимания разработчиков стоит не билетный процесс, а клиент ― пользователь системы.
Profi.Travel: Прошло полгода с того момента, как вы предложили рынку «Портбилет 2.0», и уже снова есть новинка?
Ирина Соловьева: Да, наша новинка ― функционал, позволяющий продавать воздушную пассажирскую перевозку по воинским перевозочным документам, ВПД.
Profi.Travel: Ирина, для начала: что такое ВПД и для чего он используется?
Ирина Соловьева: ВПД ― это специальный бланк строгой отчетности, который подтверждает права на получение льготы на проезд различными видами транспорта. Льготы предоставляются государством военнослужащим и их семьям. В основном он действует для тех военнослужащих, которые проходят срочную или контрактную службу за Уралом. Именно они отправляются в отпуск каждый год из далекой части нашей страны в европейскую.
Profi.Travel: Кто работает с воинскими перевозочными документами?
Ирина Соловьева: В России существует несколько государственных организаций, которые с ними работают, в частности, помимо Министерства обороны с ВПД работает Министерство внутренних дел. Они очень активно используют этот бланк строгой отчетности для того, чтобы компенсировать затраты или доводить до военных необходимые им социальные гарантии.
Исключением является МЧС. Министерство имеет другую форму оплаты пассажирских перевозок, компенсируя перевозку согласно официальным перевозочным документам, таким как маршрут-квитанция или квитанция различных сборов.
Profi.Travel: Как обычно идет продажа билетов по ВПД?
Ирина Соловьева: Процесс работы с этими бланками ― «ручной». Военнослужащий обращается в специальную кассу, где возможно приобрести билет с такой формой оплаты. После нахождения необходимого тарифа при выписке билета кассир вручную заполняет оборотную сторону ВПД с указанием важной информации о маршруте и цене перевозки.
Profi.Travel: А как вы начали работу над этим проектом?
Ирина Соловьева: Будучи крупнейшим российским консолидатором по продаже пассажирских перевозок, мы имеем возможность наблюдать за классическим пультовым процессом продажи перевозок и перекладывать его в онлайн. Наши клиенты-пультовики стали нашими вдохновителями в этой разработке. «А почему не писать и билеты ВПД онлайн?» Так мы поняли, что рынок готов, и подготовили разработку.
Profi.Travel: Сотрудничаете ли вы с Министерством обороны?
Ирина Соловьева: Еще 2 года назад, собирая бланки ВПД для дальнейшей передачи перевозчикам, мы поняли, как много времени и усилий требует процесс работы с бумажными бланками. Поскольку переход от бумажных билетов на электронные шел на наших глазах, было понятно, что и ВПД (как и билетные бланки) должны стать электронными. И тогда, еще в 2014 году, мы написали первое письмо в Министерство обороны РФ с просьбой рассмотреть наши предложения по оцифровке ВПД и реформированию их оборота. Нам было очевидно, что изменение процессов позволило бы сократить расходы на производство, доставку, хранение бланков ВПД, сохранить сотни офицеро-часов, которые тратятся на работу с бланками, их учет и списание. Параллельно мы сделали первый подход к теме выписки билетов по ВПД в нашей системе «Портбилет».
Два года нам потребовалось, чтобы внешнее окружение восприняло нашу работу. Летом 2016 года мы провели успешный эксперимент с коллегами из Министерства обороны по организации продажи перевозки в нескольких воинских частях нашей страны. Эксперимент прошел успешно.
Profi.Travel: Насколько перенос продажи ВПД в онлайн востребован рынком?
Ирина Соловьева: Мы много и активно говорили с представителями компаний, предлагающих билетную продажу за ВПД. Список таких компаний легко найти в открытом доступе на сайте Министерства внутренних дел, которое также использует ВПД. Идея перенести эту продажу в онлайн заинтересовала всех. В 2016 году активизировались и наши клиенты ― количество желающих воспользоваться функционалом удвоилось по сравнению с 2014 годом.
Надо отметить, что процесс переноса продажи идет постепенно. В системе на данный момент присутствуют еще не все перевозчики, которые уполномочены Министерством обороны и Министерством внутренних дел перевозить военнослужащих. Мы постоянно работаем над заключением необходимых договоров с перевозчиками. Также еще не все тарифы доступны для переноса в онлайн-систему. Но все это ― вопрос времени и упорства. Последнего нам точно не занимать.
Profi.Travel: Как «Портбилет 2.0» меняет процесс продажи ВПД?
Ирина Соловьева: До недавнего времени, когда выписка билетов по ВПД осуществлялась только по кодам, билетные кассиры получали огромные многостраничные инструкции, на основе которых необходимо было правильно составить запрос и указать тип пассажира, направление, тариф, перевозчика. Ответственность за корректность вводимых данных лежала полностью на операторе билетной кассы. Теперь в системе «Портбилет 2.0» мы полностью автоматизировали этот процесс.
Важно отметить, что бланк ВПД является документом строгой отчетности и его оборотную сторону оператору кассы все равно необходимо заполнить вручную. Но и на этом этапе мы стараемся помочь пользователям системы «Портбилет 2.0». После выписки билета оператор видит на экране образец заполнения ВПД. В зависимости от авиакомпании, направления, тарифа, рейса образец изменяется, и сотрудник кассы получает реальные данные, которые просто необходимо переписать в бланк ВПД.
Наши специалисты оптимизировали быстродействие системы «Портбилет 2.0» таким образом, что обработка запросов при работе с ВПД происходит так же быстро, как и при подборе обычных билетов. Замечу, что и обмен, и возврат билетов идентичны схеме работы с обычными билетами.
В итоге все трудозатратные процессы, за исключением заполнения оборотной стороны ВПД, автоматизированы. И в моем понимании с точки зрения стандартного процесса происходит экономия времени как минимум в два раза.
Преимущества выписки ВПД через «Портбилет 2.0»
- В системе четко налажено разделение билетного контента ― на «гражданский» и «военный», то есть доступный по договорам между перевозчиком и министерствами. Оформление по воинскому перевозочному документу осуществляется в специализированном разделе.
- В «военном» контенте в каждый период времени присутствуют и выдаются только те тарифы, которые доступны к выписке по каждому виду ВПД (ВПД МО, ВПД МВД). Квотами управляет система.
- Система автоматически проверяет правильность заполнения номера ВПД. Обслуживающий финансовый куратор получает ВПД и следит за взаиморасчетами.
- Система знает правила выписки билетов, а их много. Например, при регулярных перевозках кассир может выписать билет «туда-обратно» сразу. А когда речь идет о ВПД, билет выписывается только в одну сторону. Сотрудник кассы не может одномоментно заказать билет «туда-обратно». Он должен сначала выписать билет «туда», а затем отдельный билет «обратно». И оформить для каждого из этих билетов ВПД. Система все это знает и убережет от ошибок.
Profi.Travel: Как агенту начать выписку билетов по ВПД?
Ирина Соловьева: Для начала работы с ВПД субагенту необходимо заключить дополнительное соглашение с компанией «Випсервис». Затем в системе «Портбилет 2.0» автоматически появится специальная вкладка «Бронирование по ВПД», где необходимо будет проводить такие бронирования. Хочу отметить важный момент, что сам субагент решает, кому из своих операторов предоставить доступ к данной опции. И легко может в настройках «Портбилета 2.0» изменять количество сотрудников, работающих с ВПД.
Еще одним необходимым шагом при работе с ВПД является процесс сбора бланков. Бланки ВПД ― это документы строгой отчетности, и только по их оригиналам коллеги, работающие с этой выпиской, смогут получить оплату. Мы в «Випсервисе» собираем бланки ВПД и отвечаем за отчетность перед поставщиками. При этом наши субагенты обязуются соблюдать все необходимые правила передачи и своевременно отправлять нам бланки. Бланки проверяются нашими сотрудниками, и в течение одного-двух дней с момента их получения происходит возврат денежных средств на баланс субагента.
Profi.Travel: Как вы думаете, станет ли ВПД когда-нибудь полностью электронным?
Ирина Соловьева: Мы не бросили нашу идею об оцифровке ВПД. Как я уже говорила, мы 2 года ведем переговоры о таком проекте с Министерством обороны РФ. Важной подвижкой в этом вопросе стал эксперимент, который мы провели летом 2016 года в нескольких военных частях России. Мы очень надеемся, что этот проект станет началом нового этапа работы с воинскими перевозочными документами.
Билетный эксперимент в воинской части
Игорь Струков, полковник, бывший руководитель Управления Министерства обороны РФ:
Я хочу рассказать о работе, которая проходила в одной из военных частей нашей страны с августа по октябрь 2016 года. Нами было организовано рабочее место с компьютером, на котором мы обучили в течение короткого времени работе в системе «Портбилет» военнослужащего, выделенного командованием войсковой части для проведения эксперимента.
По завершении трех месяцев работы могу отметить, что использованием системы «Портбилет» остались довольны все участники проекта. Это и военнослужащие, обращавшиеся с ВПД для поиска и выписки билетов, и авиакомпании, предоставляющие перевозки в соответствии с требованиями ВПД, и военнослужащие, работавшие с системой. Мы это знаем точно, поскольку в ходе эксперимента мы анкетировали каждого, кто в нем участвовал.
Profi.Travel: Ирина, а достаточно ли билетов, которые продаются по ВПД, чтобы посвящать этому отдельный блок функционала в системе «Портбилет 2.0»? Для чего происходит автоматизация?
Ирина Соловьева: Мы должны идти в ногу со временем и инвестировать в лучшее будущее. Мы абсолютно уверены в том, что не за горами то время, когда бумажный ВПД Министерства обороны РФ станет электронным. МВД РФ совместно с российскими разработчиками уже внедрили такую систему. Работа этой системы полностью меняет качество процесса получения военными льгот по ВПД и приобретения пассажирской перевозки. Как только выдача ВПД будет автоматизирована и в Министерстве обороны, все военнослужащие получат новый уровень сервиса и забудут о бумажных бланках и билетных очередях.
Центральный офис в Москве:
холдинг «Випсервис»
105082, Москва, Переведеновский пер., д. 17, корп. 1;
телефон/факс +7 (495) 626-48-88;
федеральный номер 8-800-770-07-71 (звонок бесплатный);
е-mail: portbilet@vipservice.ru;
www.vipservice.ru.
